Статьи

Комментарий редактора: эта статья - вторая часть цикла, в которой автор рассказывает о том, как он начал вести учет затрат времени. Первую часть можно прочитать здесь.

---

Предыстория:

Были времена, когда жизнь казалась бесконечным океаном и дни неторопливо сменяли друг друга. После окончания университета я начал обменивать свое время на деньги в качестве консультанта по внедрению ERP систем. В конце рабочего дня или командировки необходимо было подписать у клиента акт выполненных работ. Бывало сложно вспомнить, что делал несколько дней назад и сколько времени на это ушло. Пришлось перенять опыт моей наставницы – не медлить с заполнением этих документов, так как максимум информации о ситуации присутствует в памяти в момент выполнения задачи.

Потом я перешел полностью на сдельную оплату, и забвение какой-то работы приводило к уменьшению финансового результата. Так я научился не забывать свои работы.

С опытом нагрузка возрастает — идет внедрение системы на 5 объектах в 3-х областях Украины. Количество людей, с которыми приходится взаимодействовать выросло до сотни, десятки задач прибывают ежедневно по разным каналам коммуникации. Без планирования и управления приоритетами уже никак не обойтись, так как качество работы снижается, усталость накапливается, некоторые задачи и обещания не выполняются вовремя.

Новый вызов был успешно преодолен с помощью системы стикеров. Одна или несколько задач записывается на стикере и складывается в отдельные конверты по каждому проекту. В конце рабочего дня они пересматривались, отмечался прогресс выполнения путем закрашивания маленьких кружочков рядом с задачей. Насколько процентов закрашено – настолько выполнена задача. Выставлялись приоритеты – и план на следующий день был готов.

Записи с выполненными задачами выбрасывались, что впоследствии оказалось неправильно, так как на других проектах были похожие задачи, и небольшие сохраненные порции релевантной информации здорово могли помочь быстрее находить верное решение и не тратить время на воспоминания и повторную разработку с нуля.

Так несколько конвертов со стикерами эволюционировали в единый реестр задач в Excel, где их можно было удобно фильтровать по проектам, дате возникновения, важности, проценту выполнения и т.д.

Остановлюсь подробно на проценте выполнения. Он основан на «принципе нарушенного равновесия» или «открытой позиции». Идеальная ситуация, когда все задачи выполнены, я никому не должен и мне ничего не должны. Но как только приходит или делегируется задача, вопрос, дается (выслушивается) обещание, одалживаются книги, деньги и т.д. — равновесие нарушается – позиция открыта со значением 100%. Частичное выполнение уменьшает процент. С 0% задача считается выполненной – равновесие восстановлено! Равновесия достичь можно в краткосрочных делах, но открытые стратегические цели не позволяют этого сделать.

В делах уже полный порядок, но дополнительно тратится время на составление отчетов о фактически выполненных работах для руководства, особенно если задачи выполнялись в несколько этапов в разные дни. Так появился факт выполнения со ссылкой на план, где указывалась дата работы и ее длительность. Предельно точные отчеты руководству формируются за несколько минут.

Параллельно развиваю свою систему финансов и бюджетирования. Так как работа состояла из сплошных командировок, формула расчета вознаграждения за час работы, в виде зарплаты разделенной на количество рабочих часов, была самообманом. Один рабочий час тянул за собой два накладных командировочных часа. КПД – всего 30%. У сотрудников, которые тратят только 2 часа на дорогу до работы – КПД 80%. Есть к чему стремиться. Начинаю вести учет накладных временных затрат. За несколько лет я поднял свой КПД до 60-70%.

И так с любой проблемой – периодическая фокусировка на проблеме неизбежно приводит к ее решению, или можно так сказать: «определить проблему — значит наполовину решить ее».

Читаю книгу Гранина «Эта странная жизнь», делаю небольшие изменения – появляется точное время начала и окончания работ, учитывается уже все время жизни непрерывно. В связи с этим появляются новые удобства – достаточно фиксировать только время окончания после описания работы. Длительность считается автоматически. События вне компьютера записываю в маленьком блокнотике. Свободная личная жизнь не фрагментируется. Мне достаточно знать итоговое время своей свободы.

Начинаю интересоваться тайм-менеджментом. Знакомлюсь с работами Архангельского и концепцией GTD. Встретилась интересная система www.improvement.ru/zametki/anonym/, где время велось в ютах и полумесяцах. 1 ют = 5 минут. Мне она не подошла, так как намного удобнее имеет возможность зафиксировать как 45-секундный разговор с руководителем, так и 30-дневный отпуск одной строкой и посчитать реальную, а не вымышленную длительность.

Вырабатывается ощущение элементарной частички жизни. Она определяется ответом на основные вопросы: что, где, когда, с кем (чем), зачем, комментарий и несколько дополнительных полей: направление, транспорт, о ком (о чем), параллельная задача.

Ниже привожу пример нескольких таких записей:

Типы событий: разработка, тестирование, отдых, совещание, общение, сообщение, задание, поиск информация и т.д.

Объект: человек, программа, URL, фирма, книга, любой реальный или виртуальный объект нашего мира. У меня в течение года произошло взаимодействие с 600 объектами: 300 человек, 100 объектов SAP, более сотни URL и несколько десятков фирм.

Направление показывает движение информации: от меня, ко мне. Например, занятие руководящей должности обуславливает изменения баланса в потоках информации — появляется делегирование заданий, запросы отчетов, контроль выполнения и т.д.

Транспорт показывает канал передачи информации. Удаленная работа и глобализация стали возможными именно благодаря эволюции каналов передачи информации.

На основании этих элементарных данных я могу визуализировать информацию самыми разнообразными способами: графики, гистограммы, круговые диаграммы, диаграммы Ганта, матрицы, корреляции, тенденции, жизненные циклы, проекты и т.д.

Об этом читайте в следующей статье, где будет подробно описаны визуализация и поиск исторических данных, выявление тенденций и поглотителей времени. Это здорово помогает повышать личную эффективность и производительность труда.

Ну и напоследок. Всех волнует вопрос, сколько времени уходит на такое ведение LifeLog. Я время описания работы включаю в описываемое событие. Измерить точные потери времени помогла программа ManicTime, ведущая автоматически протокол всех событий на компьютере. По ее данным на запись одного события тратится от 12 до 50 секунд. На рабочий день тратится 15-30 минут. В выходные дни система не ведется. Если что-то происходит важное – записываю в блокнот. Месячные и годовые отчеты формируются автоматически! В итоге оно того стоит. 7 часов времени, потраченного в месяц экономит минимум час на составление отчетов, несколько часов экономится на поиске информации. А если необходимо найти причины успеха или провала — все как на ладони — простои, задержки, исправление ошибок, отсутствие опыта и т.д!

Программа ManicTime также помогла зафиксировать уменьшение производительности при частых переключениях с одной задачи на другую.

Примеры: работа – почта, работа – twitter, работа – серфинг. Чем меньше переключений, тем больше работы выполняется и меньше необходимо протоколировать. Последний совет на сегодня: сконцентрируйтесь и выполните задачу без отвлечений на что-либо, а потом можно зайти в твиттер и спокойно почитать сообщения, не отвлекаясь